1. Who we are and scope of this policy

Réclamation vol en retard inc. / Late Flight Claim Inc. ("FlightClaim," "we," "us" or "our") operates the Peace of Mind / La Paix d’Esprit travel-assistance service available at peaceofmind.travel and through our partners. Peace of Mind monitors your flights in real time, informs you of your air-passenger rights, and, when a covered disruption occurs, automatically files a compensation claim with the airline on your behalf.

This Privacy Policy explains what personal information we collect, why we collect it, how we use and share it, how long we keep it, and the rights you have. It applies to our website, our SMS and email notifications, and the claim-handling services provided under the Peace of Mind program. It supplements, and should be read together with, the Peace of Mind Program Terms and Conditions.

FlightClaim acts as the party responsible for (controller of) the personal information described here. Our head office is located at 4905, boul. Lapinière, Suite 3200, Brossard (Québec) J4Z 0G2, Canada.

2. Personal information we collect

We collect only the personal information reasonably necessary to provide the Peace of Mind service and to pursue compensation claims on your behalf. Depending on how you use the service, this may include:

3. Why we use your personal information

We use your personal information for the following purposes:

• To provide the Peace of Mind service: monitor your registered flights, send you real-time notifications by SMS and email, and inform you of your rights when a disruption occurs.

• To file and manage compensation claims: analyze whether your disruption is eligible, prepare and submit a claim to the airline, communicate and negotiate with the airline and any out-of-court or judicial body, and collect and remit any compensation obtained, under the Canadian Air Passenger Protection Regulations (APPR), EU Regulation 261/2004, the Montreal Convention, U.S. DOT regulations, or any other applicable law.

• To administer your subscription: process payment of the subscription fee, manage your account, transfer coverage to a new flight at your request, and provide customer support.

• To communicate with you: respond to your inquiries, send service-related messages, and, where permitted, send you information about our services (you may opt out of marketing at any time).

• To improve and secure our service: analyze usage on an aggregated basis, prevent fraud and abuse, and maintain the security and integrity of our systems.

• To comply with legal obligations: meet our obligations under applicable laws, respond to lawful requests from authorities, and establish, exercise, or defend legal claims.

Under Quebec law we rely primarily on your consent and on the necessity of performing the contract between you and FlightClaim. Where the EU General Data Protection Regulation (GDPR) applies, our legal bases are the performance of our contract with you, your consent, our legitimate interests in operating and improving the service, and compliance with legal obligations.

4. How we share your personal information

We do not sell your personal information. We share it only as necessary to deliver the service and pursue your claim, with the following categories of recipients:

• Airlines and their representatives, to file, follow up on, and settle your compensation claim.

• Courts, tribunals, regulators, and out-of-court dispute-resolution bodies, where legal or quasi-legal proceedings are undertaken in connection with your claim.

• Our partners and distributors (travel agencies, insurers, credit-card and group-benefit programs) through whom you obtained Peace of Mind, strictly to activate and administer your coverage.

• Service providers acting on our behalf, such as flight-data providers, SMS and email delivery providers, cloud hosting and IT providers, payment processors, and professional advisors (including legal and accounting). These providers may process your information only on our instructions and under confidentiality and data-protection obligations.

• Our employees, lawyers, and paralegals, on a need-to-know basis to handle your file.

• Acquirers or successors, in the context of a corporate transaction (merger, acquisition, financing, or reorganization), subject to appropriate confidentiality protections.

• Authorities or third parties where required by law, to comply with a legal obligation or valid legal process, or to protect our rights, safety, and property or those of others.

By subscribing, you authorize us to disclose the personal information necessary to process your claim to the airline and to any organization or individual whose involvement is required in that process, as set out in the Peace of Mind Program Terms and Conditions.

5. International transfers of personal information

FlightClaim is based in Quebec, Canada, and stores information primarily in Canada. Because we pursue claims under Canadian, European, U.S., and other regulations, and because some of our service providers operate outside Quebec, your personal information may be transferred to, accessed from, or stored in jurisdictions outside your province or country of residence — including elsewhere in Canada, the United States, and the European Union.

Before disclosing personal information outside Quebec, we conduct a privacy impact assessment as required by Quebec law and put in place appropriate contractual and security safeguards. Where the GDPR applies to a transfer outside the European Economic Area, we rely on recognized transfer mechanisms such as the European Commission’s Standard Contractual Clauses or an adequacy decision.

6. How long we keep your personal information

We keep your personal information only for as long as necessary to fulfil the purposes described in this policy, including providing the service, pursuing and closing your claim, meeting our legal, accounting, and tax obligations, and establishing or defending legal claims.

In practice, active flight-monitoring data is retained for the duration of the covered trip; claim files and related documentation are retained for the period during which a claim may be brought, contested, or audited under applicable limitation periods, and for a reasonable period thereafter. When personal information is no longer needed, we securely destroy it or anonymize it in accordance with our retention schedule.

7. Your rights and choices

Depending on where you live, you have some or all of the following rights over your personal information:

• Access: obtain confirmation that we hold information about you and receive a copy of it.

• Correction (rectification): have inaccurate, incomplete, or outdated information corrected.

• Withdrawal of consent: withdraw your consent to a particular use or disclosure, subject to legal or contractual restrictions. This may prevent us from continuing to provide the service.

• Deletion / de-indexing: in certain circumstances, request that we delete or cease disseminating your information, or de-index a link to it.

• Portability: where the law provides, receive the computerized personal information you provided to us in a structured, commonly used technological format.

• Objection and restriction: where the GDPR applies, object to or request restriction of certain processing.

• Complaint: lodge a complaint with a supervisory authority (see Section 11).

You can also opt out of marketing communications at any time by using the unsubscribe link in our emails or by replying STOP to an SMS. To exercise any right, contact our Privacy Officer using the details in Section 11. We will respond within the timeframes required by applicable law (generally 30 days under Quebec law).

8. Cookies and similar technologies

Our website uses cookies and similar technologies to enable core functionality, remember your preferences, measure audience and performance, and — with your consent — support marketing. Strictly necessary cookies are always active because they are required to operate the site. You can accept, refuse, or manage non-essential cookies through our consent banner, and you can adjust your choices at any time. You can also control cookies through your browser settings, though disabling some cookies may affect how the site functions.

9. How we protect your personal information

We implement reasonable administrative, technical, and physical safeguards designed to protect your personal information against loss, theft, and unauthorized access, disclosure, copying, use, or modification. These include access controls on a need-to-know basis, encryption in transit, confidentiality obligations for staff and providers, and monitoring of our systems. No method of transmission or storage is completely secure; in the event of a confidentiality incident presenting a risk of serious injury, we will notify affected individuals and the relevant authorities as required by law.

10. Children’s privacy

The Peace of Mind service is intended for adults. Where a family plan covers children, the subscribing adult provides and is responsible for the children’s information. We do not knowingly collect personal information directly from children without the involvement of a parent or guardian. If you believe a child’s information has been provided to us improperly, please contact our Privacy Officer.

11. Contact us and how to make a complaint

FlightClaim has designated a Privacy Officer responsible for the protection of personal information and for handling access, correction, and complaint requests. You can reach us as follows:

• Privacy Officer – Réclamation vol en retard inc. / Late Flight Claim Inc.

• By mail: 4905, boul. Lapinière, Suite 3200, Brossard (Québec) J4Z 0G2, Canada

• By email: devapp@flightclaim.ca

• By phone: 1-844-863-9191

If you are not satisfied with our response, you may contact the Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) or the Office of the Privacy Commissioner of Canada. If you are located in the European Union or United Kingdom, you may also contact your local data-protection authority.

12. Changes to this policy

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our practices, technology, or legal requirements. When we make material changes, we will update the effective date below and, where appropriate, notify you. The version in force is the one published at peaceofmind.travel. In the event of any discrepancy between the French and English versions, the French version prevails.

Effective date: July 15, 2026 — Version 1.0

1. Qui nous sommes et portée de la présente politique

Réclamation vol en retard inc. / Late Flight Claim Inc. (« FlightClaim, » « nous » ou « notre ») exploite le service d’assistance voyage Peace of Mind / La Paix d’Esprit, offert à peaceofmind.travel et par l’entremise de nos partenaires. Peace of Mind surveille vos vols en temps réel, vous informe de vos droits en tant que passager aérien et, lorsqu’une perturbation couverte survient, soumet automatiquement en votre nom une demande d’indemnisation à la compagnie aérienne.

La présente politique de confidentialité explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi nous les recueillons, comment nous les utilisons et les communiquons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Elle s’applique à notre site Web, à nos notifications par SMS et par courriel, ainsi qu’aux services de traitement des demandes offerts dans le cadre du programme Peace of Mind. Elle complète les Conditions générales du programme Peace of Mind et doit être lue conjointement avec celles-ci.

FlightClaim agit à titre de responsable des renseignements personnels décrits ici. Notre siège social est situé au 4905, boul. Lapinière, bureau 3200, Brossard (Québec) J4Z 0G2, Canada.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous ne recueillons que les renseignements personnels raisonnablement nécessaires pour fournir le service Peace of Mind et pour présenter des demandes d’indemnisation en votre nom. Selon la façon dont vous utilisez le service, ces renseignements peuvent comprendre :

3. Fins auxquelles nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• Fournir le service Peace of Mind : surveiller les vols que vous enregistrez, vous envoyer des notifications en temps réel par SMS et par courriel et vous informer de vos droits lorsqu’une perturbation survient.

• Présenter et gérer les demandes d’indemnisation : analyser l’admissibilité de votre perturbation, préparer et soumettre une demande à la compagnie aérienne, communiquer et négocier avec la compagnie aérienne et tout organisme extrajudiciaire ou judiciaire, puis percevoir et vous remettre toute indemnité obtenue, en vertu du Règlement canadien sur la protection des passagers aériens (RPPA), du Règlement européen 261/2004, de la Convention de Montréal, de la réglementation du DOT américain ou de toute autre loi applicable.

• Administrer votre abonnement : traiter le paiement des frais d’abonnement, gérer votre compte, transférer la couverture à un nouveau vol à votre demande et offrir le soutien à la clientèle.

• Communiquer avec vous : répondre à vos demandes, vous envoyer des messages liés au service et, lorsque permis, vous transmettre de l’information sur nos services (vous pouvez vous désabonner des communications marketing en tout temps).

• Améliorer et sécuriser notre service : analyser l’utilisation de façon agrégée, prévenir la fraude et les abus, et maintenir la sécurité et l’intégrité de nos systèmes.

• Respecter nos obligations légales : satisfaire à nos obligations en vertu des lois applicables, répondre aux demandes légitimes des autorités et établir, exercer ou défendre des droits en justice.

En vertu du droit québécois, nous nous appuyons principalement sur votre consentement et sur la nécessité d’exécuter le contrat conclu entre vous et FlightClaim. Lorsque le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique, nos bases juridiques sont l’exécution de notre contrat avec vous, votre consentement, nos intérêts légitimes à exploiter et améliorer le service, et le respect de nos obligations légales.

4. Communication de vos renseignements personnels

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous ne les communiquons que dans la mesure nécessaire pour fournir le service et faire valoir votre demande, aux catégories de destinataires suivantes :

• Les compagnies aériennes et leurs représentants, pour déposer votre demande d’indemnisation, en assurer le suivi et la régler.

• Les tribunaux, régulateurs et organismes de règlement extrajudiciaire des différends, lorsque des procédures judiciaires ou quasi judiciaires sont entreprises relativement à votre demande.

• Nos partenaires et distributeurs (agences de voyages, assureurs, programmes de cartes de crédit et d’avantages collectifs) par l’entremise desquels vous avez obtenu Peace of Mind, strictement pour activer et administrer votre couverture.

• Les fournisseurs de services agissant en notre nom, tels que les fournisseurs de données aériennes, les fournisseurs d’envoi de SMS et de courriels, les fournisseurs d’hébergement infonuagique et de TI, les processeurs de paiement et les conseillers professionnels (juridiques et comptables). Ces fournisseurs ne peuvent traiter vos renseignements que selon nos instructions et sous des obligations de confidentialité et de protection des données.

• Nos employés, avocats et techniciens juridiques, selon le principe du besoin de connaître, pour traiter votre dossier.

• Un acquéreur ou successeur, dans le cadre d’une opération commerciale (fusion, acquisition, financement ou réorganisation), sous réserve de protections de confidentialité appropriées.

• Les autorités ou des tiers lorsque la loi l’exige, pour respecter une obligation légale ou une procédure judiciaire valide, ou pour protéger nos droits, notre sécurité et nos biens ou ceux d’autrui.

En vous abonnant, vous nous autorisez à communiquer les renseignements personnels nécessaires au traitement de votre demande à la compagnie aérienne et à tout organisme ou personne dont la participation est requise dans ce processus, conformément aux Conditions générales du programme Peace of Mind.

5. Transferts de renseignements hors du Québec

FlightClaim est établie au Québec, au Canada, et stocke les renseignements principalement au Canada. Puisque nous faisons valoir des demandes en vertu des réglementations canadienne, européenne, américaine et autres, et puisque certains de nos fournisseurs exercent leurs activités à l’extérieur du Québec, vos renseignements personnels peuvent être transférés, consultés ou stockés dans des territoires situés à l’extérieur de votre province ou pays de résidence — notamment ailleurs au Canada, aux États-Unis et dans l’Union européenne.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l’exige la loi québécoise, et mettons en place des mesures contractuelles et de sécurité appropriées. Lorsque le RGPD s’applique à un transfert hors de l’Espace économique européen, nous nous appuyons sur des mécanismes reconnus comme les Clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une décision d’adéquation.

6. Durée de conservation

Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour réaliser les fins décrites dans la présente politique, notamment fournir le service, faire valoir et clore votre demande, respecter nos obligations légales, comptables et fiscales, et établir ou défendre des droits en justice.

Concrètement, les données de surveillance active des vols sont conservées pendant la durée du voyage couvert; les dossiers de demande et les documents connexes sont conservés pendant la période durant laquelle une demande peut être présentée, contestée ou vérifiée selon les délais de prescription applicables, puis pendant une période raisonnable par la suite. Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons conformément à notre calendrier de conservation.

7. Vos droits et vos choix

Selon votre lieu de résidence, vous disposez de tout ou partie des droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :

• Accès : obtenir la confirmation que nous détenons des renseignements à votre sujet et en recevoir une copie.

• Rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou périmés.

• Retrait du consentement : retirer votre consentement à une utilisation ou communication donnée, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Cela peut nous empêcher de continuer à fournir le service.

• Suppression / désindexation : dans certaines circonstances, demander que nous supprimions vos renseignements, cessions de les diffuser ou désindexions un lien vers ceux-ci.

• Portabilité : lorsque la loi le prévoit, recevoir les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

• Opposition et limitation : lorsque le RGPD s’applique, vous opposer à certains traitements ou en demander la limitation.

• Plainte : déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance (voir la section 11).

Vous pouvez aussi vous désabonner des communications marketing en tout temps au moyen du lien de désabonnement dans nos courriels ou en répondant STOP à un SMS. Pour exercer un droit, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 11). Nous répondrons dans les délais prévus par la loi applicable (généralement 30 jours en vertu du droit québécois).

8. Témoins (cookies) et technologies semblables

Notre site Web utilise des témoins et des technologies semblables pour activer les fonctionnalités essentielles, mémoriser vos préférences, mesurer l’audience et le rendement et — avec votre consentement — soutenir le marketing. Les témoins strictement nécessaires sont toujours actifs, car ils sont requis pour faire fonctionner le site. Vous pouvez accepter, refuser ou gérer les témoins non essentiels au moyen de notre bannière de consentement, et modifier vos choix en tout temps. Vous pouvez également contrôler les témoins dans les paramètres de votre navigateur, mais la désactivation de certains témoins peut affecter le fonctionnement du site.

9. Sécurité de vos renseignements personnels

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Cela comprend des contrôles d’accès selon le principe du besoin de connaître, le chiffrement en transit, des obligations de confidentialité pour le personnel et les fournisseurs, et la surveillance de nos systèmes. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est totalement sûre; en cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et les autorités compétentes, comme l’exige la loi.

10. Renseignements concernant les enfants

Le service Peace of Mind s’adresse aux adultes. Lorsqu’un forfait familial couvre des enfants, l’adulte abonné fournit les renseignements des enfants et en est responsable. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d’enfants sans la participation d’un parent ou tuteur. Si vous croyez que des renseignements concernant un enfant nous ont été transmis de façon inappropriée, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

11. Nous joindre et déposer une plainte

FlightClaim a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de la protection des renseignements et du traitement des demandes d’accès, de rectification et de plainte. Vous pouvez nous joindre comme suit :

• Responsable de la protection des renseignements personnels – Réclamation vol en retard inc. / Late Flight Claim Inc.

• Par la poste : 4905, boul. Lapinière, bureau 3200, Brossard (Québec) J4Z 0G2, Canada

• Par courriel : paixdesprit@volenretard.ca

• Par téléphone : 1-844-863-9191

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) ou avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Si vous êtes situé dans l’Union européenne ou au Royaume-Uni, vous pouvez aussi communiquer avec votre autorité locale de protection des données.

12. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre afin de refléter des changements dans nos pratiques, notre technologie ou les exigences légales. Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous mettons à jour la date d’entrée en vigueur ci-dessous et, le cas échéant, nous vous en avisons. La version en vigueur est celle publiée à peaceofmind.travel. En cas de divergence entre les versions française et anglaise, la version française prévaut.

Date d’entrée en vigueur : 15 juillet 2026 — Version 1.0